lundi 7 février 2011

Administrative and Finance Assistant (General Service category)

Description :

Administrative and Finance Assistant (General Service category) - Kenya Field Office


  • Titre du poste: Administrative and Finance Assistant (General Service category) - Kenya Field Office
  • Grade: GS
  • Poste N°: NA
  • Référence: NA
  • Date de publication: 02/02/2011
  • Date de clôture: 03/03/2011

Objectifs

119The African Development Bank office in Nairobi (KEFO) has been established to strengthen dialogue between the Bank and Government, development partners, the private sector, and the civil society, in the design of its development policy and programs, as well as on implementation, monitoring and evaluation of the poverty reduction strategy. The office also seeks to assist the operational functions of the Bank Group in launching and follow up of projects and programs in Kenya. The major functions of the office fall under the major areas of: country programming, project administration, promoting participation, regional integration, and aid co-ordination, in line with the partnership principles and with a view to increasing development effectiveness and impact. KEFO invites applications from suitably qualified candidates to fill the following vacant position.  This is a local position, and posting will be in the Kenya Field Office (Nairobi) of the African Development Bank Group.
Under the overall administrative authority of the Resident Representative and on daily supervision by the Administrative and Finance Officer, the Finance and Administrative Assistant will undertake to implement the KEFO's administrative services including accounting and budgeting, human resources activities and supervision of use of office facilities and resources. He/she will carry out effective recording, control and management of Bank resources, the Office's operational activities in keeping with the Bank's policies and guidelines.

Fonctions et responsabilités

  • Budget preparation and implementation:
    • Assist the Finance and Administrative Officer in drawing up the administrative budget of the Bank's Office following the schedule set by the Budget Department while taking  into account the particular investment needs of the Office;
    • Assist the Finance and Administrative Officer in recording, up-dating and monitoring expenditure in accordance with the Bank's internal control rules and procedures
    • Report periodically on the status of budget implementation and propose possible revisions.
    • Assist the Finance and Administrative Officer in establishing procedures and controls to improve efficiency of service and identify cost savings and promote efficient use of Bank resources.
    • Assist the Finance and Administrative Officer in proposing advise to management on methods to improve control environment in the Field Office
  • Finance and Accounting
    • Ensure timely payments of all bills for  KEFO
    • Process for payment and maintain individual staff mission expenditure; advances and balances
    • Keep and maintain daily updates of all the required Field Office books of     accounts, records, inventory and files in order, and all financial transactions     captured and entered in SAP
    • Produce for review by the Finance and Administrative Officer and final approval     of the Resident Representative, all the Office monthly financial and budget     execution reports
    • In collaboration with the Finance and Administrative Officer, undertake timely     preparation and verification of reports, statements and schedules for  auditing of     the Country Office activities   
  • Human Resources Management
    • Keep all staff records up-dated
    • Up-date and submit monthly reports on personnel management
    • Assist the Finance and Administrative Officer to manage office staff benefits in     accordance with the Human Resources policy and instructions in force
  • General Administration: institutional procurement of goods and services and Management of property and equipment
    • Undertake procurement of goods and services in keeping with the Bank' rules     and procedures
    • Assist the Finance and Administrative Officer in preparing and monitoring     service providers' contracts
    • Keep stock of Office supplies and inventory of Bank property and equipment
    • Ensure the quality of Bank facilities in Kenya, including workspaces, property     and equipment as well as service provision relating to the upkeep, maintenance     and security of facilities according to Bank standards
    • Organize, supervise and monitor the activities of administrative staff and ensure   appropriate training for the latter in order to obtain quality services;
    • Ensure all administrative documents necessary for the proper functioning of the     office and staff are obtained from the relevant authorities
    • Proper management and control of office stores and petty cash
    • Ensure administrative support to all the Field Office staff and bank's visiting     mission as required
    • Ensure that proper filing is undertaken in the Field Office;
    •  Ensure that proper control mechanism and segregation of duties are in place, and     that Bank procedures are fully implemented.

Critères de sélection

  • At least a Bachelor's degree in Business Administration, Accounting, and/or Finance; combined with membership to an internationally recognized professional accounting body (e.g. CA, CPA, ACCA) with knowledge and experience in administrative; financial accounting and full range of office support work, with a high level of sustained performance
  • At least five years of relevant work experience and experience in a similar post in a multilateral organization will be considered an advantage
  • Thorough knowledge and use of all relevant computer software and the ability to help organize data and information retrieval systems
  • Strong interpersonal and verbal communication skills
  • Proven ability to work effectively in a team-oriented, multicultural environment and to function effectively as a member of various groups
  • Competence in the use of Bank standard software (SAP, Word, Excel, Access, MS Projects and PowerPoint)
  • Strong written and verbal communication skills in English. Knowledge of French will be considered an advantage.

Catégorie(s) : • Fonction publique/Administration
• Banques/Finances/Assurances
Pays : Tunisie
Date d'expiration : 03/03/2011



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Assistante de Direction

Description :

ASSISTANCE DE DIRECTION

SOCIETE RECHERCHE
des candidates qualifiées pour assurer la fonction d'assistante de direction dans une entreprise à forte expansion.
Position : ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE (Français/Anglais).
Les missions principales de l'assistante de direction consisteront à :
  • la gestion de l'agenda du DG,
  • assurer les correspondances écrites avec l'extérieur en Français/Anglais,
  • être l'interface entre l'équipe dirigeante et ses contacts internes comme externes,
  • réceptionner les communications et assurer l'accueil des tiers,
  • assurer la logistique quotidienne (gestion des fournitures, de la salle de réunion...).
Qualifications : De formation BAC+2/3 en secrétariat ou équivalent, vous êtes bilingue et bénéficiez d'une expérience similaire de 3 à 5 ans/ Capable de communiquer efficacement tant à l'oral que par écrit/ Avoir la maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, et Outlook)/ Dynamique, autonome, professionnelle/ Posséder des dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler en équipe/ Etre âgées de 25 à 35 ans maximum au 1er janvier 2011.
Les candidates devront soumettre une lettre de motivation, un CV détaillé avec photo à l'adresse mail suivante : azurinfor@yahoo.fr au plus tard le 15 février 2011. Seules les candidates retenues seront contactées.
Catégorie(s) : • Secrétariat/Assistanat
Pays : Côte d'Ivoire
Date d'expiration : 15/02/2011



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Comptable Confirmé

Description :
COMPTABLE CONFIRME
SOCIETE RECHERCHE
des candidats qualifiés pour assurer la fonction de comptable dans une entreprise à forte expansion.
Position : UN COMPTABLE CONFIRME

Le candidat retenu  sera chargé de la coordination, de la centralisation, du contrôle et de la comptabilisation des informations comptables liées aux activités de l'entreprise.

A ce titre, il aura en charge les tâches suivantes :
  • la tenue de la comptabilité générale de l'entreprise,
  • la gestion de la trésorerie,
  • élaboration de la paie,
  • la gestion comptable des immobilisations et la participation aux travaux d'inventaires physiques des immobilisations,
  • élaboration de toutes les déclarations (impôts et taxes, cnps..) légales en vigueur,
  • élaboration des états financiers (bilan, compte de résultat…..) et des documents annexes nécessaires à la présentation des résultats au Conseil d'Administration.
Il effectuera un reporting périodique des principales activités qui lui seront confiées sur la base d'indicateurs de performance liés à l'atteinte des  objectifs de résultat définis
Préalablement.

Le respect des règles comptables, fiscales et sociales dans le cadre de la comptabilisation des opérations est essentiel. A ce titre, le candidat retenu s'emploiera à garantir la fiabilité et l'exactitude des comptes de l'entreprise par la qualité de sa vérification et  la supervision des écritures comptables.
Qualifications : De formation supérieur BAC + 3/4 en Comptabilité-Finances ou équivalent, vous justifiez d'une bonne expérience  professionnelle, d'au moins cinq (05) années, acquise au sein d'un cabinet comptable ou dans une entreprise / Avoir une bonne connaissance des politiques et procédures applicables en matière de Comptabilité ainsi qu'une expérience éprouvée de leur application/ Posséder des dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler en équipe/ Etre âgé de 30 à 40 ans maximum au 1er janvier 2011 et jouir d'une bonne moralité / Savoir s'exprimer en
Anglais serait un atout.
Les candidats devront soumettre une lettre de motivation, un CV détaillé avec photo à l'adresse mail suivante : azurinfor@yahoo.fr au plus tard le 15 février 2011. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Catégorie(s) : • Compta/Gestion/Admin
Pays : Côte d'Ivoire
Date d'expiration : 15/02/2011



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Organisation interbancaire professionnelle régionale recrute un Contrôleur Conformité.

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