ASSISTANT ADMINISTRATIF - UNITE DES PARTENARIATS ET DE LA COOPERATION

LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT

RECRUTE

ASSISTANT ADMINISTRATIF - UNITE DES PARTENARIATS ET DE LA COOPERATION

• Titre du poste: Assistant Administratif - Unité des Partenariats et de la Coopération
• Grade: GS7
• Poste N°: NA
• Référence: ADB/12/035
• Date de publication: 16/02/2012
• Date de clôture: 29/02/2012

Objectifs

La Banque Africaine de Développement est la première Institution de développement du continent Africain. L'Unité des Partenariats et de la Coopération a pour mandat d'identifier, d'initier, de pérenniser, de suivre et d'évaluer les partenariats et la coopération avec les institutions partenaires stratégiques pour la Banque. L'Unité joue un rôle clef dans l'analyse de l'architecture de l'aide au développement à un niveau à la fois régional et global, identifiant ainsi de nouvelles opportunités de partenariats et de coopération. L'Unité mobilise les ressources non-statutaires, à la fois financières et techniques, pouvant être les mieux déployées au profit du développement socio-économique de nos 53 pays membres régionaux en Afrique. L'Unité gère des Fonds Fiduciaires, la coopération technique et les séminaires d'opportunités d'affaire en collaboration avec – entre autres – les pays donneurs bilatéraux, les donneurs émergents, les agences multilatérales telles que la Banque Mondiale, la Commission Européenne, les agences des Nations Unies, les Fonds Arabes, l'Union Africaine et le NEPAD, des institutions de connaissance et des fondations privées. L'Unité coordonne et mobilise des cofinancements au profit des projets de la Banque auprès de co-financiers régionaux et internationaux.

Fonctions et responsabilités

Le niveau de responsabilité de ce poste exige que l'assistant/assistante d'équipe de direction travaille de manière autonome et fasse montre de diplomatie et soit particulièrement sensible au caractère confidentiel des informations de la Banque. La nature du travail peut exiger, de temps à autre, que le titulaire travaille de longues heures. Les principales fonctions et attributions du titulaire sont, entre autres, les suivantes :

Coordination des évènements

• Organiser les séminaires d'opportunité d'affaires au profit du secteur industriel et commercial de nos pays partenaires. Ces séminaires peuvent impliquer des missions officielles en dehors de la Tunisie.
• Organiser et participer aux diverses réunions, évènements et déjeuners de partenariat afin d'en garantir la bonne gestion logistique.

Gestion des flux de travaux

• Concevoir et gérer des systèmes efficaces d'organisation du travail de bureau
• Assurer le suivi des documents; gérer l'arrivée du courrier ordinaire, électronique et par télécopie.
• Compiler les Lettres d'Information de l'Unité pour leur publication trimestrielle.

Administration du bureau

• Gérer les formalités de voyage, l'obtention des visas et de l'hébergement ; effectuer de temps en temps des voyages avec les cadres de direction pour apporter une assistance générale.
• Répondre aux questions posées par les membres de l'institution et par le grand public; filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée; accueillir et entretenir les visiteurs; organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez-vous.
• Assurer les services de secrétariat pour les membres du personnel qui relèvent directement de son supérieur hiérarchique, et leur apporter une assistance dans la production de leurs rapports directs.
• Apporter un appui administratif en assurant la liaison avec le Département des Services Généraux en matière de gestion des locaux, l'attribution du mobilier de bureau, l'équipement et les fournitures alloués à l'Unité. Demander l'exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s'assurer que lesdits travaux ont été mené à bonne fin.
• Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les listes des effectifs, les voyages du personnel, les absences du personnel (congés annuels, congés dans les foyers, absences exceptionnelles et congés de maternité) ainsi que les données statistiques sur les membres du personnel, en cas de nécessité.

Gestion des ressources

• Gérer les systèmes; créer et traiter les rapports de dépenses dans le système SAP.
• Etre opérationnel dans l'utilisation des systèmes SAP et DACON et maîtriser les règles de passation de marchés applicables au recrutement de consultants.
• Aider la direction à gérer les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses ; et attirer l'attention de la direction sur les problèmes.
• Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi- exercice du budget par la saisie et le suivi des données.

Analyse

• Préparer des documents, des notes d'information, des rapports, des feuilles de calcul et des exposés.
• Prendre des notes pendant les réunions, rédiger des lettres et préparer des comptes rendus à la demande.
• Faciliter, le cas échéant, la programmation des activités opérationnelles a l'aide des logiciels appropriés, assurer la saisie des informations sur les projets et produire les différents rapports d'activité du département.

Résolution de problèmes

• Répondre aux questions des responsables de la Banque et de nos clients internes et externes; assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ; assurer la coordination avec les autres membres de la direction et les partenaires ; travailler avec les autres secrétaires et d'autres équipes du siège ou des Bureaux Extérieurs.
• Effectuer des recherches préliminaires dans son domaine de compétence et exposer ses conclusions de manière logique.
• Effectuer toute autre tâche raisonnablement justifiée, demandée par la direction.

Ce poste n'ouvre pas droit aux avantages afférents au statut international
(Le titulaire aura le statut d'employé recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut international)

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

• Avoir au minimum une Licence, BAC+4, Maîtrise ou équivalent en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en administration/gestion de bureau, comme par exemple, Pittman, Brevet de technicien supérieur (BTS), DUT, etc. en secrétariat.
• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité croissants, dans le bureau d'un cadre de direction, de préférence dans un organisme international
• De bonnes connaissances en budgétisation et en planification sont vivement souhaitées
• Grande capacité de service aux clients et d'organisation, aptitude à exécuter des tâches variées, soucis du détail et capacité à travailler sous pression et au sein d'une équipe pluridisciplinaire
• Aptitude à communiquer oralement et par écrit en anglais et/ou en français, avec une connaissance pratique de l'autre langue. Une connaissance pratique de l'arabe, du portugais ou de l'espagnol constitue un atout supplémentaire
• Parfaite maitrise de l'utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance de SAP ou d'autres systèmes ERP constituerait un atout ; un sens de l'initiative élevé, un grand enthousiasme, un bon esprit d'équipe, et de bonnes aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelles sont vivement souhaités.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s.

Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé.

La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l'égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs