Assistant(e) Administratif (ve) bilingue

TDR DE L'ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Position : Assistant(e) Administratif (ve) bilingue
Nombre de poste: 1 poste à pourvoir
Lieu du poste : Abidjan, Côte d'Ivoire
Durée du contrat : 20 mois avec la possibilité d'un emploi permanent
Superviseur : Assistante Administrative et Logistique / FHI 360 Côte d'Ivoire

Généralités

L'Assistant(e)  Administratif (ve) est chargé(e) d'apporter son appui dans les domaines suivants :
- Administration générale
- Fournitures de bureau
- Organisation des formations/ateliers/séminaires
- Tâches et responsabilités essentielles mais pas exhaustives

Administration Générale

- Assurer le secrétariat du bureau et assister l'équipe
- Assurer la gestion des salles de réunions
- Elaborer et archiver les documents de voyage
- Traduire les documents administratifs
- Encadrer les stagiaires de son département
- Archiver les documents du bureau
- Gérer la bibliothèque du bureau
- Elaborer les Comptes Rendus des réunions du bureau
- Mettre à jour le tableau de rencontres du bureau
- Organisation des formations, ateliers et séminaires
- Apporter l'appui administratif à l'organisation des formations, ateliers et séminaires
- Préparer tous les courriers relatifs aux formations, séminaires et conférences
- Envoyer toutes les informations administratives à tous les participants
- S'assurer de la disponibilité des kits pour les activités
- Gestion des fournitures de bureau
- Gérer les fournitures du bureau
- Recueillir et classer toutes les demandes en fournitures du bureau
- Faire le rapport trimestriel des consommations en fournitures du bureau

Compétences, connaissance et expérience

- BTS en secrétariat ou DEUG II en diplôme de gestion
- Formation technique dans l'enseignement technique en secrétariat ou compétences administratives serait un atout
- Avoir travaillé pendant au moins 2 ans à un poste similaire de préférence dans une ONG internationale
- Excellente capacités rédactionnelle en anglais (bien) comme en français (très bien)
- Bonne expression orale et écrite, maîtriser l'outil informatique (Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook et Publisher)
Capacité de travailler sous pression et d'atteindre les objectifs
- Posséder des dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler en équipe.
- Etre capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches aux priorités variées.
- Etre détenteur des titres légaux requis pour travailler en Côte d'Ivoire.

Les personnes intéressées sont priées d'envoyer leur curriculum vitae et une lettre de motivation avec leur prétention salariale au plus tard le 18 Juin 2012 à recrutement@fhi360.corg ; adminfhici@fhi360.org
Les candidatures féminines sont encouragées et seuls les candidats retenus seront contactés.