Assistant supérieur aux avantages – Département de la gestion des ressources humaines

• Titre du poste: Assistant supérieur aux avantages – Département de la gestion des ressources humaines
• Grade: GS-8
• Poste N°: NA
• Référence: ADB12
• Date de publication: 08/11/2012
• Date de clôture: 22/11/2012

Objectifs

Sous la supervision du chargé des avantages ou du chef de section, le/la titulaire du poste est chargé d’analyser et de traiter  les demandes des membres du personnel relatives au  paiement des avantages, des prêts et des indemnités. Il/elle est également chargé de contrôler et de vérifier toutes les données introduites dans le système SAP, et de veiller au respect des règles.

Fonctions et responsabilités

Les fonctions et responsabilités de ce poste comprennent principalement:
Activités d’accueil de nouveaux employés

• Interpréter le règlement du personnel afin de déterminer les avantages à payer aux membres du personnel  lors de leur prise de fonction ;
• Travailler en collaboration avec d’autres divisions de CHRM, CGSP et les membres du personnel concernés pour faciliter le transport des effets personnels et le voyage des personnes à charge ;
• Assurer la coordination de l’enregistrement des personnes à charge éligibles et s’assurer que les paiements ne sont effectués que pour les personnes à charge éligibles ;
• Procéder aux calculs et paiements des indemnités d’installation aux membres du personnel dans les délais conformément à l’Accord sur le Niveau de Service ;
• Communiquer avec les membres du personnel et les informer régulièrement des états de leurs paiements.

Activités de départ des employés

• Interpréter le règlement du personnel afin de déterminer les avantages à payer aux membres du personnel qui quittent la Banque ;
• Travailler en collaboration avec d’autres divisions de CHRM, CGSP et les membres du personnel concernés pour faciliter le rapatriement des effets personnels et des personnes à charge ;
• Calculer les droits en cas de décès, y compris les paiements de l’assurance et de l’allocation de décès.  Consulter GECL pour vérifier l’éligibilité des bénéficiaires en cas de décès d’un membre du personnel ;
• Procéder aux calculs et paiements des droits en cas de départ : séparation volontaire, décès, démission, retraite anticipée ou normale ;
• Communiquer avec les membres du personnel et les informer régulièrement des états de leurs paiements.

Mise à jour des informations sur les personnes à charge

• Actualiser les données de base des RH dans SAP relatives aux personnes à charge, après vérification des originaux des documents justificatifs ;
• Procéder au traitement des demandes d’adoption suite à l’avis juridique de GECL et faire la mise à jour des données de base dans SAP;
• Assurer la liaison entre le personnel, CHRM et GECL sur les questions liées aux personnes à charge ;
• Préparer les correspondances adressées au personnel sur les personnes à charge.

Indemnité pour frais d’études

• Procéder aux traitements des demandes et  justificatifs des frais d’études ;
• Élaborer un système d’information approprié pour faciliter le suivi des demandes des frais d’études ;
• Assister les membres du personnel dans l’élaboration des demandes des frais d’études et l’interprétation des directives.

Gestion des congés

• Suivre les droits au congé et le décompte des quotas de congés ;
• Assurer le suivi de l’administration des horaires de travail et des programmes d’horaires flexibles;
• Assurer le suivi du calendrier des jours fériés, des congés de maternité et de maladie ;
• Procéder aux paiements des congés dans les foyers.

Gestion des avances sur salaires :

• Assurer le traitement des demandes d’avances sur salaires,
• Procéder aux réconciliations des soldes d’avances sur salaires.

Activités diverses

• Contrôler les dépenses liées aux avantages du personnel, analyser  et signaler les écarts;
• Produire des rapports périodiques sur le traitement et le paiement des avantages sociaux ;
• Analyser les questions et plaintes soulevées par les membres du  personnel, formuler des recommandations pour y remédier et améliorer la rémunération et les avantages sociaux ;
• Participer à l’amélioration continue des processus de gestion des avantages et participer aux projets d’automatisation ;
• Contribuer à l’élaboration et à la revue à mi-parcours du budget.

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

• Au moins une Licence, BAC+4, Maîtrise ou diplôme équivalent en Finances, Gestion, Commerce ou dans une discipline connexe ;
• Au moins six (6) années d’expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité croissants, de préférence dans une organisation internationale ;
• Solides compétences en service-clientèle, être minutieux, aptitude à accomplir des tâches variées et à travailler sous pression au sein d’une équipe multiculturelle et pluridisciplinaire ;
• Esprit d’initiative, enthousiasme et bon esprit d’équipe ; bonnes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles ;
• Capacité à communiquer oralement et par écrit en français et/ou en anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
• Bonne maîtrise des applications informatiques courantes de l’institution (Word, Excel, Access et PowerPoint).  La connaissance de SAP et d’autres systèmes intégrés de gestion serait un atout ;
• Une bonne connaissance du processus budgétaire et de la planification  serait un atout.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs