UN ASSISTANT COORDINATEUR ADMINISTRATIF

ONG SOLIDARITES INTERNATIONAL

recrute

UN ASSISTANT COORDINATEUR ADMINISTRATIF

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

Lieu d'affectation : Abidjan

Durée : 8 mois prévisible à partir de mai 2013,

I. Conditions générales

Fondée en 1980, SOLIDARITES INTERNATIONAL est une organisation humanitaire française spécialisée dans la couverture des besoins primaires (eau – assainissement – hygiène, sécurité alimentaire et abris) pour les personnes affectées par des conflits et des catastrophes naturelles. Elle est présente dans 16 pays dans le monde et en RCI depuis 2003.

II. Responsabilités et descriptif des tâches

Trésorerie / comptabilité / gestion de la base :

• Superviser la tenue physique et la sécurité des caisses
• Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
• Editer les vouchers, superviser l’archivage des justificatifs
• Participer aux travaux d’audits ou de contrôles éventuels pratiqués par les partenaires ou le siège, au niveau de sa base
• Participer à la consolidation des suivis budgétaires et des prévisionnels de trésorerie au niveau sa base
• Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par l’administrateur
• Etablir l’état des besoins en liquidité en concertation avec les autres départements
• Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies
• Tenir le cahier des avances et le journal de caisse
• Enregistrer les affectations budgétaires et les codes comptables
• Contrôler avant enregistrement, que les justificatifs sont conformes aux procédures Solidarités International
• Assurer la traduction des pièces comptables si nécessaire
• Vérifier les soldes de caisses quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique
• Archiver les pièces comptables selon la procédure Solidarités après une dernière vérification des pièces justificatives
• Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations

Gestion administrative du personnel de la base :

• Assister le Coordinateur administratif National pour la gestion administrative du recrutement et de l’embauche
• Participer à l’organisation pratique des formations
• Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés Solidarités International
• Assurer la confidentialité des données RH
• Participer au suivi des contrats de travail sur la base
• Recenser les éléments permettant l'établissement de la paie et les intégrer au logiciel GRH

Gestion financière, comptable et budgétaire :

• Effectue les premiers contrôles budgétaires pour transmission au coordinateur administratif et régularisation

Gestion de la comptabilité de la mission :

• Vérifie le paiement des échéances des contrats de location et réparti les charges
• Vérifie  que la base de données du personnel est complète et mise à jour
• Effectue l’affectation des factures relatives aux dépenses pour les autres missions (dépenses intermission)
• Centralise la comptabilité des différentes bases dans SAGA
• Effectue la vérification de la comptabilité des différentes bases (description, codes comptables, codes analytiques, taux de change mensuel)
• Effectue un contrôle mensuel systématique des avances de chaque caisse (lettrés et non lettrés)
• Effectue le lettrage des écritures au niveau de la mission
• Effectue la vérification physique des justificatifs reçus des bases
• Contrôle les inventaires de caisse et rapprochements bancaires de chaque Balzac
• Assure la compilation des documents comptables mensuels à envoyer au siège : doc de lecture, data salaires, inventaires de caisses, rapprochements bancaires, Back up Homère)
• Effectue les modifications comptables demandées si nécessaire (réaffectations…)
• Intègre mensuellement dans SAGA les taux de change envoyés par le siège
• Contrôle l’imputation mensuelle des couts Paris effectuées par le siège dans SAGA
• Effectue le suivi de la vouchérisation sur les bases et de la remontée des pièces des bases en coordination tous les mois
• Effectue la vérification des vouchers et autres documents comptables à envoyer au siège tous les 6 mois
• Supervise la clôture analytique semi annuelle et la clôture comptable annuelle avec l’équipe Admin et sous la supervision du coordinateur administratif et financier (dépenses engagées et affectation analytique et comptable, solde des congés, dons en nature, immobilisation de matériel…)

Gestion des dossiers des ressources humaines expatriées et nationales :

• Assurer la gestion administrative des expatriés de la mission Solidarités International (dossier, visa, billets d’avion….)
• Se tenir informé de tous les textes et toutes les évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général, à la formation du personnel
• Recueillir les informations nécessaires au suivi de l'évolution du coût de la vie
• Vérifier les dates de contrats de travail et informer l’administrateur de leur échéance
• Tenir les dossiers individuels des salariés à jour
• Vérifier le respect des procédures de recrutement et de fin de contrats
• Préparer les nouveaux contrats de travail
• Informer les nouveaux salariés des règles internes
• Etablir les documents administratifs relatifs aux contrats de travail
• Enregistrer les absences et congés dans la base de données
• Effectuer le suivi des évaluations annuelles
• Vérifier le remboursement des avances, des frais médicaux, le paiement des heures supplémentaires
• Vérifier le calcul des taxes, impôts et charges sociales ainsi procéder au paiement des organismes concernés
• Préparer les informations et données statistiques nécessaires à l’élaboration des budgets et des coûts salariaux
• Compile et vérifie mensuellement les informations des bases entrées dans le logiciel Homère

Gestion administrative de la mission :

• Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents comptables et RH
• Effectuer l’envoi trimestriel des archives comptables et RH au siège après validation du contrôle interne

Gestion d’équipe :

• Participer à la formation des équipes administratives
• Assure la formation des caissiers, des comptables et des assistants RH de la mission
• Vérifie la comptabilité de la base de coordination
• Apporter un soutien RH aux bases en l’absence du coordinateur administratif et financier
• Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif en cas d’absence (congés, maladie…)

Reporting / Communication :

• En collaboration avec le coordinateur administratif et financier contrôle la cohérence des pièces comptables avec les rapports financiers intermédiaires et finaux
• S’assure que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels

IV. Profil recherché

• Forte expérience sur un poste similaire 
• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance des procédures bailleurs (ECHO, OIM, PAM…)
• Connaissance des logiciels SAGA et HOMERE
• Expérience avec des partenariats locaux serait un plus
• Expérience en analyse financière
• Informatique : connaissance des logiciels Word, Excel, logiciels de comptabilité SAGA
• Autonomie, sens de l’organisation et forte capacité de travail, rigueur
• Bon sens de l’observation, d’écoute et de diplomatie
• Sens de la pédagogie (capacités de formation)
• Bonnes capacités de management d’équipe
• Maîtrise du français (lu, écrit, parlé)
• Neutralité
• Honnêteté, humilité et intégrité

Merci d’adresser votre CV et votre lettre de motivation, à l’attention de : Monsieur Isaac KOFFI, Coordinateur Administratif et Financier Adjoint, Solidarités International suivi de l’intitulé du poste via  adm.cap@solidarites-rci.org et en copie assistcompta@solidarites-rci.org

Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi le 19 avril 2013 à 17h00. 

Seuls les candidats  sélectionnés seront contactés et convoqués aux tests et entretiens.

Solidarités International se réserve le droit de ne pas poursuivre le recrutement en cas de non financement des projets.

La Coordinatrice Administrative et Logistique

Geahde BENOIST