DANISHDEMINING GROUP RECRUTE ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(ERE)

Titre du poste : Assistant(e) administratif(ve) et Financier(ère)
Sous l’autorité de :          Responsable de programme de Côte d’Ivoire/Gestionnaire Régional de la Sécurité, Logistique, Administration et Finance (SLAF)
Lieu d’affection :              Guiglo, à l’ouest de la Côte d’Ivoire
Zone d’opération :          Ouest de la Cote d’Ivoire

CONTEXTE
DanishDemining Group (Le Groupe Danois de Déminage - DDG) est un département placé sous la responsabilitéde l’organisation humanitaire du Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC). Le DDG conduit des actions dans 15 pays différents à travers le monde. Prenant acte de la prolifération incontrôlée et largement répandue d’armes légères et de petit calibre dans le monde, le DDG a étendu sa démarche traditionnelle de déminage aux questions de la menace des Armes Légères et de Petit Calibre (ALPC), aux conflits locaux, et au manque de systèmes de sécurité. Ainsi, le DDG a désormais pu développer un portefeuille solide dans le domaine de la Réduction de la Violence Armée (RVA) en Côte d’Ivoire.

 Le DDG cherche à recruter un Assistant (e) Administratif (ve) et Financier(ère)dans le but de l’aider à implémenter le projet RVA dans l’ouest de la côte d’Ivoire.

OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU POSTE

Le but principal du poste est de s’assurer que la programmation sur le terrain puisse se dérouler aussi aisément que possible. Il faudra travailler en accord avec le code de déontologie du DRC et directives opérationnelles du DDG.

LIENS HIÉRARCHIQUES

L’assistant AF se trouve sous l’autorité du Responsable de Programme du DDG Côte d’Ivoire et du Gestionnaire Régional de la Sécurité, Logistique, Administration et Finance (SLAF).

Tâches et Responsabilités.

Administration

• Gestion administrative générale (répondre à des requêtes, etc.)
• Exécute des tâches de bureau régionale et de clerc ne se limitant pas à la photocopie, scanne, archivage, faxe et au courrier électronique
• Faire les comptes rendus de réunion et les diffuser.

Ressources humaines

• Contribuer à l’élaboration des Termes de Références (TdR), et avis de recrutements ;
• Préparer les « authorizations planer »,
• Aider au recrutement en prenant part au filtrage initial des candidats etc 
• Faire l’induction RH-Admin aux nouveaux recrutés,
• Préparer la base staff et la soumettre à validation au SLAF,
• Préparer des documents et faire les paiements des salaires, taxes sociale et fiscales ;
• Suivre et renouveler les permis de travail, les badges pour le staff,etc 
• Faire un suivi de la présence et pointage rigoureux pour le staff permanent et journalier ;
• Etablir et diffuser le plan des congés et le suivi des congés ;
• Etablir les demandes de congés et les faire signer par le PM,
• Faire un archivage physique de tous les documents RH ;
• Faire un archivage électronique de tous les documents RH  sur des supports IT tels que les CD,

Finances et comptabilité
L’admin et finance a une grande part de responsabilité dans la saine gestion financière du Groupe Danois de Déminage. A cet effet, il doit :

• Faire un suivi continu de toutes les factures d’électricité, d’eau et assurer un paiement à jour ;
• Vérification des pièces comptables avant paiement dans un délai raisonnable ;
• Contrôle de tous les documents du dossier d’achat (Demande d’achat, Cotations, Bon de commande, Contrats, facture) sont dûment établis et signés ;
• S'assurer que les paiements correspondent aux montants des demandes de paiement ;
• Enregistrer chaque mouvement (entrant et sortant) dans le cash book ;
• Conserver et actualiser les journaux de caisse ;
• Maintenir des livres de caisse et banque distincte pour chaque devise utilisée (XOF, USD) ;
• Envoyer le cashbook et les documents annexes au SLAF dans le délai requis.
• Gérer la caisse sur une base quotidienne
• Maintenir suffisamment de monnaie locale disponible encaisse et indiquer les taux de change en cas de monnaie étrangère ;
• Faire chaque jour un rapprochement entre le montant en caisse le solde théorique du cash book ; (Closing balance) et rapporter tout déséquilibre au PM et au SLAF le cas échéant ;
• Faire des réconciliations bancaires chaque semaine et obligatoirement chaque fin de mois et rapporter tout déséquilibre au PM et au SLAF le cas échéant ;
• Faire des demandes de fonds au siège à la demande du Program Manager
• Mettre à jour la liste des signataires sur le compte à chaque changement de staff.
• Tenir les classeurs des documents financiers à jour pour un audit à tout moment ;
• Assurer le bon fonctionnement du service financier en l'absence du Program Manager Cote d’Ivoire
• Rechercher des reçus clé dans le livre de caisse Navision
• Faire des rapports financiers et adressé au Program Manager Cote d’Ivoire/SLAF.
• Participer à l’élaboration des budgets à proposer aux bailleurs 

QUALIFICATIONS

• Diplôme en Administration des Affaires, Comptabilité ou tout autre domaine lié ;
• Expérience professionnelle d’au moins deux annéesdans le domaine de la finance et de l’administration dans une compagnie internationale ou une grande entreprise nationale ou dans une Organisation Non Gouvernementale international ;
• Maîtrise parfaite de la langue Français, anglais très souhaitable ;
• Très bonnes connaissances informatiques.

COMPÉTENCES PERSONNELLES

• Capacité avérée à bien travailler sous pression avec des délais très serrés.
• Capacité solide à organiser, mettre des priorités, et faire le suivi de beaucoup de tâches simultanément
• Solides aptitudes en communication et en relation publique
• Réflexion novatrice et créative dans la résolution de problème
• Compétence solide en rédaction de compte-rendu

CONDITIONS
Contrat : 6 mois avec possibilité d’extension, sous condition de financements.
Salaire suivant la grille salariale du Conseil Danois pour les Réfugiés.
Date de prise de poste : 01/08/2014.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Pour des informations sur notre travail et notre organisation, visitez notre site internet :http://www.danishdemininggroup.dk/

CANDIDATURE ET CV
Seules les candidatures motivées, répondant aux qualifications et prérequis mentionnés rédigées en français et ayant pour objet « DDG Assistant-e administratif-ve et Financier(ère)– Côte d’Ivoire » envoyées, accompagnées d’un CV et d’une lettre de motivation adressée à Mme ROBERTA SARZANO, Programme Manager, DDG Cote d’Ivoire, seront considérées. Les candidatures sont à adresser au plus tard le mardi 15/07/2014 à :
admin-fin-log@ddgwestafrica.org
Les candidatures peuvent être déposées sous pli fermé aux adresses suivantes :

Abidjan : Bureau DRC ou DDG, Cocody II Plateaux les vallons, rue des Jardins, non loin du carrefour AKWABA, Tel : +225 22 42 02 15/42; 54 02 90 76.

Guiglo:Bureau DDG-DRC,Quartier Résidentiel, Angle Jardin de la Place de la Paix, 06 33 82 99