Les candidatures féminines répondant au profil ci-dessous sont vivement encouragées.
Titre du poste : Assistante de Direction (Représentant) Type de contrat : Contrat à durée déterminée (Fixed term) Grade : GS-5 Durée de contrat : 01 an (renouvelable) Lieu d'affectation : Bureau du PAM Abidjan, Côte d'Ivoire Date limite de dépôt de candidature : Vendredi 04 Décembre 2015 à 13H00
Sous la
supervision directe du Directeur et Représentant du PAM en Côte
d'Ivoire, l'assistante de direction sera responsable des tâches
ci-après:
- Rassembler
des informations à inclure dans les rapports, les documents et les
correspondances, pour soutenir le travail efficace des autres membres du
personnel;
- Répondre aux requêtes standards et fournir des conseils précis en temps opportun;
- Gérer
les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines
fonctionnels et contribuer à la gestion efficace des ressources;
- Gérer
et conserver les registres et bases de données, afin d'assurer que
l'information est organisée et facilement accessible pour le personnel;
- Entretenir des relations avec un éventail de personnes au travers de la fourniture de services divers et partage d'information;
- Faire
la relecture des documents et des correspondances et apporter des
modifications conformément aux lignes directrices établies;
- Contribuer à l'amélioration des procédures et processus opérationnels;
- Recueillir des données et effectuer une analyse de base de données pour contribuer à la gestion efficace de
- Recueillir des données et effectuer une analyse de base de données pour contribuer à la gestion efficace de l'information;
- Peut être appelé à conseiller d'autres assistants de grade inférieur;
AUTRES EXIGENCES DU POSTE
- Préparer
des documents d'information pour le superviseur qui seront utilisés
pour des réunions lors des voyages officiels; Prendre et transférer les
appels téléphoniques et les demandes de renseignements à la personne
appropriée; fournir des informations sur une variété de questions telles
que le programme et les activités du bureau, ainsi que des informations
sensibles;
- Gérer
l'agenda du superviseur, ses rendez-vous et réunions; Briefer le
superviseur si possible sur l'ordre du jour avant les réunions prévues;
- Identifier
et extraire des informations provenant de diverses sources et préparer
des notes d'information et/ou les reprendre pour les inclure dans les
correspondances et rapports; Rédiger des ébauches de correspondance
relativement complexes et veiller à ce que toutes les correspondances
sortantes soient correctes dans le contenu, le style, la grammaire,
l'exactitude des faits en respectant le caractère adéquat en fonction
des procédures du PAM;
- Coordonner
les tâches de secrétariat du bureau, assigner des priorités, contrôler
les délais d'avancement des tâches et contrôler les dates limites;
évaluer le rendement de travail;
Résultats attendus :
Traiter
les questions confidentielles avec discrétion; Avoir un environnement de
travail bien organisé; les documents transmis au superviseur doivent
être complets et bien organisés; Assurer le bon déroulement des besoins
administratifs du bureau.
Facteurs clés de réussite
Etre
capable d'entretenir des relations de travail dans un esprit d'équipe et
avoir la capacité de travailler dans un environnement international et
multiculturel; Avoir un sens très élevé de la confidentialité, de
l'initiative et de bon jugement; Capacité à maintenir des fichiers et
des dossiers précis ; Avoir le sens de l'organisation; Avoir la capacité
de travailler rapidement et de manière précise sous pression.
Qualifications et expériences requises:
- Etre
titulaire d'un diplôme de fin d'études secondaires de préférence
complétées par des études supérieures techniques dans les domaines du
secrétariat ou de l'administration
- Avoir au moins cinq (5) années d'expérience dans le domaine du secrétariat;
- Connaissance des mesures protocolaires ;
- Avoir
une excellente connaissance de l'outil informatique concernant les
logiciels de traitement de texte, tableurs et autres logiciels;
- La
bonne maîtrise d'une seconde langue officielle des Nations Unies,
l'expérience dans l'utilisation du MS Powerpoint et autres logiciels du
PAM ainsi que la connaissance des règles politiques et procédures
administratives du PAM dans le domaine de travail seraient un atout.
Connaissances Linguistiques :
- Excellent Niveau de Français (Oral/ écrit). Bonne connaissance de base de l'anglais (Oral/ écrit).
Les
dossiers de candidatures comportant un curriculum vitae détaillé, une
lettre de motivation, une photo d'identité, les photocopies des diplômes
et attestations des services rendus, les coordonnées (numéros de
téléphone et adresses électroniques) des trois (3) derniers
superviseurs, les références et tout autre document renseignant sur la
carrière du candidat doivent parvenir sous pli fermé portant le titre et
le numéro du poste, au plus tard Vendredi 04 Décembre 2015 à 13 H 00,
au Bureau de la Représentation du Programme Alimentaire Mondial, sis aux
Deux Plateaux, 8ème tranche, Lot N°309, flot 32, Résidence du Soleil 3.
NB: Seul(e)s les candidat (e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s
D'autre Offres Disponibles
