Description : Assistant de documentation - Division des Travaux et Documents des Conseils Titre du poste: Assistant de documentation - Division des Travaux et Documents des Conseils Grade: GS-7 Poste N°: NA Référence: ADB/11/050 Date de publication: 20/04/2011 Date de clôture: 13/05/2011 Objectifs Le titulaire du poste aura pour mission : la couverture des documents des réunions des Conseils d'administration et de leurs Comités ; la documentation du Secrétariat Général ; de contribuer à la préparation des travaux des Conseils ; d'assurer la distribution des documents prévus au programme de travail des Conseils et le suivi des décisions y découlant, aux Administrateurs et leurs collaborateurs. Fonctions et responsabilités Sous la supervision générale du Chef de Division et du Secrétaire Général, le titulaire du poste accomplira des taches et les fonctions suivantes : Assurer la distribution et le suivi des documents dans les délais requis, aux membres des Conseils d'administration et de leurs Comités ; Contribuer à la mise à jour de la matrice de suivi du programme de travail semestriel des Conseils d'administration par la remise d'une fiche de distribution hebdomadaire. Procéder à des recherches documentaires (projets, documents de politique, programme et rapports d'activités) à la demande ou à l'intention des Administrateurs, du Secrétaire Général, des Chefs de Département, des fonctionnaires…   Contribuer à travers le Secrétariat des Conseils, à la préparation des ordres du jour des Conseils d'administration, des convocations des Comités, des Séminaires et à l'organisation des assemblées annuelles du groupe de la Banque. Vérifier l'exactitude des titres, codes et dates de distribution des documents et la conformité des versions (anglaise et française). Participer à la couverture des réunions, séminaires, groupes de travail et conférences. Mettre à la disposition des participants, les documents inscrits à l'ordre du jour: particulièrement ceux du Président de la Banque. Etablir des fiches de présence à l'intention du Secrétaire Général. Identifier et trouver des documents de référence pour le Secrétaire Général. Faciliter la circulation et les échanges de messages entre les membres des Conseils d'administration au cours des réunions. Appeler et faire entrer dans la salle des Conseils ou de réunion, les membres de la Direction et les experts autorisés à y participer. Transmettre des messages écrits ou verbaux de l'intérieur vers l'extérieur de la salle et vice versa. Tenir le registre d'entrée de la Documentation (Service) en enregistrant systématiquement tout nouveau document y entrant. Contribuer à la rédaction du rapport d'activité hebdomadaire de la Section de la Documentation en fournissant des statistiques de distribution ; Assurer le suivi des correspondances reçues ou adressées aux Gouverneurs par la Direction en informant les bureaux des Administrateurs ; Accomplir toute autre tâche que lui confie le supérieur hiérarchique ou le Secrétaire Général. Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d'emploi international (Le titulaire de ce poste sera recruté au plan local, et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international) Critères de sélection Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables Avoir au minimum une Licence / Maîtrise ou un diplôme équivalent en gestion, communication, relations internationales ou autre discipline connexe ; De préférence au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle pratique appropriée ; Connaissance pointue de la procédure de traitement des documents; Excellente aptitude en matière de  service à la clientèle ; Bonne connaissance des politiques, des procédures de travail de la Banque, du Conseil d'administration, des projets et des questions liées au développement économique et financier ; Compétence avérée en communication et en négociation ; compétences interpersonnelles ; Excellentes aptitude en communication écrite et orale en anglais et/ou français, avec une connaissance pratique de l'autre langue ; Aptitude à utiliser le logiciel standard de la Banque : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Une connaissance pratique de SAP serait un avantage. Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l'égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs
Catégorie(s) :	• Secrétariat/Assistanat
Pays :	Tunisie
Date d'expiration :	13/05/2011

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