Secrétaire de Direction (Exécutive) - Cabinet du Président

• Titre du poste: Secrétaire de Direction (Exécutive) - Cabinet du Président
• Grade: GS-7
• Poste N°: NA
• Référence: ADB/12/036
• Date de publication: 21/02/2012
• Date de clôture: 21/03/2012

Objectifs

Le Cabinet du Président a pour mission de fournir appui et assistance au Président dans ses fonctions de planification, de supervision et de gestion des activités du Groupe de la Banque. La/le Secrétaire de direction travaillera sous la supervision directe de la Directrice de Cabinet du Président et fournira des services de secrétariat et d'administration aux membres du personnel attaché au Cabinet du Président (SAPR).

Objectifs

Le poste a pour objectifs principaux de fournir un éventail de services à l'équipe organisationnelle pour la mise en œuvre de son programme de travail, notamment la gestion du flux de tâches, l'administration du bureau, la gestion des ressources et le travail d'analyse.

Fonctions et responsabilités

• Organiser et gérer le secrétariat du Cabinet en vue de faciliter le fonctionnement quotidien de SAPR.
• Accomplir pour SAPR divers services de secrétariat et tâches administratives, tels que réception et tri des coups de téléphone; accueil des visiteurs; organisation des réunions et des rendez-vous; gestion du courrier entrant et sortant et du logiciel 'Correspondences Tracking', y compris le suivi des tâches de classement et d'archivage.
• Participer à la gestion des nombreux courriers entrants : rédiger des avant-projets de réponse aux demandes courantes à soumettre à la signature de la Directrice de Cabinet; vérifier que les documents soumis à la signature sont correctement orthographiés et accompagnés des documents pertinents.
• Assurer la liaison avec les membres du personnel de la Banque à différents niveaux: relayer les instructions, transmettre les messages, donner et/ou obtenir des informations pour le compte des supérieurs hiérarchiques immédiats.
• Assurer les services de secrétariat dans les domaines suivants : imputation des plans de voyage, horaires de vols, arrangements logistiques, remboursement des frais de mission
• Participer aux activités de préparation des réunions internes et des manifestions importantes (conférences et réunions).
• Collaborer avec l'Assistant administratif dans toutes les activités liées aux obligations financières de la Banque et/ou aux achats.
• Assurer une utilisation optimale de l'équipement bureautique standard (y compris scanner et fax) et des outils tels que 'Presidency Correspondences Tracking' (PCT), SAP, Microsoft Office.
• Accomplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

Ce poste n'ouvre pas droit aux avantages afférents au statut international

(Le titulaire aura le statut d'employé recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut international)

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

• Au moins une Licence, BAC+4, une Maîtrise ou équivalent en gestion d'entreprise, commerce, administration ou domaine connexe, de préférence conjugué à des cours de secrétariat/administration/gestion bureautique (BTS ou DUT).
• De préférence, au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle pratique et évolutive en qualité de secrétaire de direction, de préférence dans une organisation internationale.
• Grandes qualités de communication et d'organisation.
• Capacité à travailler sous pression dans l'environnement dynamique d'une organisation internationale et multiculturelle.
• Capacité à gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
• Excellente maîtrise des deux langues de la Banque.
• Maîtrise des applications logicielles standards de la Banque
• Capacité à travailler et à coopérer avec des collègues issus de contextes divers.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l'égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs