AGEPE RECRUTE ADMINISTRATEUR

DESCRIPTION
PRICIPALES TACHES ET RESPONSABILITES
Administration générale :

• Revoit annuellement les règles relatives au personnel ainsi que le manuel de procédures administratives,
•  Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet, toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet,
• Notifie au Gestionnaire des biens loués les équipements des parties communes défaillants au niveau du Bureau et des chambres du personnel,
• A en charge les dossiers administratifs tels que : les recherches des visa et s’assure de la confidentialité des dossiers sensibles,
• Travaille en collaboration avec le Directeur de Projet  et le Département Financier sur le suivi des budgets administratifs,
• Représentation avec les Administrations et le Gouvernement Ivoirien,
•  A la charge de l’élaboration et de la reconduction de tous les contrats de bail et des prestations,
•  Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit,
•  Supervise toutes les taches administratives telles que les traductions, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires en rapport avec l’Administration,
•  Veille à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites. Assure en outre, la coordination du transport avec la Logistique, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins,
•  Conduit avec le personnel des sessions de briefing/orientation sur les règles et procédures administratives qui sont d’application à la S.F.T.P Côte d’Ivoire,
•  Assure la formation du personnel administratif et veille à ce que les procédures légales et internes en matière d’administration sont correctement appliquées,
•  Conseille les Administrateurs des sites sur toutes les questions administratives (Voyages, Visas et Visites),
•  Coordonner avec le Département Approvisionnement, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la Côte,
•  S’assure avec les staffs des autres départements de la mise à jour du planning des voyages internationaux et nationaux,
•  En charge des commodités et demandes de visas pour les missions, des réservations de vols (nationaux et internationaux) et d’achat et Paiement de billets d’avion pour le Projet Côte d’Ivoire,
•  Supervise la mise à jour du tableau de suivi des voyages internationaux, et à la transmission des plans de vol à qui de droit. 
•  S ‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures téléphoniques (Cellulaires, fixes),
•  Suivre avec l’officier le système d’utilisation du téléphone fixe et veiller à ce que cet outil de travail soit utilisé de façon appropriée,
•  En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de la société,
•  Suivre avec la logistique l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le bureau et, pour le personnel de ménage,
•  Coordonner avec l’officier l’envoi et la réception des courriers (physique ou électronique) de la Direction, 
•  Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller au rangement de ces documents pour le Département administratif et pour le bureau du Directeur Général,
• En charge des courses officielles du bureau à la demande du Directeur Général ou du Directeur des Opération (Gestions des factures et loyers),
•  En charge d’analyser et de suivre les factures, de résoudre les zones de conflit avant d’effectuer les demande de paiement,
•  Suivie et mis à jour le tableau des échéances et paiement des loyers, 
•  S'assurer que les factures sont correctement archivées pendant la durée de la mission,
•  Préparer les bons de commandes et paiement des factures d’hôtel et d’utilités en veillant à un suivi précis du niveau des lignes budgétaires,
•  Maintenance du bureau et des maisons des expatriés,
•  Informer et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des maisons allouées au personnel ainsi qu’aux mesures de sécurité,
•  Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels. 

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en Administration, Droit, Finance ou en Gestion,
• La maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Out Look, etc),
• Expérience de travail d’au moins deux ans à un poste similaire avec les sociétés similaire,
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision,
• Excellentes capacités de rédaction et de communication en Anglais et en français,
• Excellentes compétences en communication et d'excellentes qualités relationnelles, 
• Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respecter des délais courts,
• Esprit de synthèse requis,
• Faire preuve de flexibilité et être à même de répondre à des impératifs et instructions de son superviseur pour les besoins du service

DIVERS

• Date de clôture : 20.10.2014
• Ref: GAG-535-10-2014
• Nombre de poste : 1
• Type de contrat : CDD
• Lieu de travail: Bonikro (Hiré)
• Année d'expérience : 5 ANS

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